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La communication est un élément essentiel dans tout processus de formation, qu’il s’agisse de formation en présentiel, en ligne ou mixte. Elle permet de créer du lien entre les formateurs et les apprenants, de transmettre des informations, des consignes, des feedbacks, de favoriser les interactions, la motivation et l’engagement des apprenants. Elle contribue ainsi à la qualité et à l’efficacité de la formation.
Mais comment communiquer efficacement dans le cadre d’une formation ? Quels sont les enjeux et les défis auxquels sont confrontés les ingénieurs pédagogiques, qui sont chargés de concevoir, de mettre en œuvre et d’évaluer un parcours de formation adapté aux besoins des apprenants et des organisations ? Quels sont les outils et les stratégies à leur disposition pour optimiser la communication dans la formation ?
Définir les objectifs et le public cible de la communication
Avant de communiquer, il est important de se poser quelques questions : quel est le but de la communication ? Quel message veut-on faire passer ? À qui s’adresse-t-on ? Quelles sont les caractéristiques, les attentes, les besoins, les préférences des apprenants ? Quel est le contexte et le cadre de la communication ?
En fonction des réponses à ces questions, il faudra adapter le contenu, le ton, le canal, le format et le moment de la communication. Par exemple, si l’on veut informer les apprenants sur le déroulement d’une formation en ligne, on pourra leur envoyer un courriel explicatif avant le début du cours. Si l’on veut susciter leur intérêt et leur curiosité sur un sujet, on pourra leur proposer une vidéo ou une infographie attrayante. Si l’on veut recueillir leur avis ou leurs questions sur une activité, on pourra leur proposer un sondage ou un forum de discussion.
Choisir les outils et les supports adaptés à la communication
Il existe une multitude d’outils et de supports pour communiquer dans la formation : courriels, SMS, appels téléphoniques, visioconférences, plateformes d’apprentissage en ligne (LMS), réseaux sociaux, blogs, podcasts, vidéos, webinaires, etc. Chacun présente des avantages et des inconvénients selon le type de communication que l’on souhaite réaliser.
Il est donc important de choisir les outils et les supports en fonction des objectifs et du public cible de la communication, mais aussi en tenant compte des contraintes techniques (accessibilité, compatibilité, sécurité), pédagogiques (clarté, pertinence, cohérence) et budgétaires (coût, temps) liées au dispositif de formation.
Par exemple, si l’on veut réaliser une communication synchrone (en temps réel) avec un groupe d’apprenants dispersés géographiquement, on pourra opter pour une visioconférence ou un webinaire. Si l’on veut réaliser une communication asynchrone (en différé) avec un apprenant individuel qui a besoin d’un accompagnement personnalisé, on pourra opter pour un courriel ou un SMS.
Adopter une communication claire, concise et cohérente
La communication dans la formation doit être claire, concise et cohérente pour éviter les malentendus, les confusions ou les frustrations chez les apprenants. Il faut donc veiller à utiliser un langage simple et précis, à structurer le message avec une introduction, un développement et une conclusion, à éviter les répétitions ou les contradictions, à utiliser des exemples ou des illustrations pour faciliter la compréhension.
Il faut également respecter les règles orthographiques, grammaticales et syntaxiques du français écrit ou oral selon le support utilisé. Il faut aussi adapter le registre de langue au contexte et au public cible.
